Laatst bijgewerkt: 26 augustus 2026

Flexi Staff respecteert de privacy van bezoekers, kandidaten, medewerkers, opdrachtgevers en andere relaties. In dit privacybeleid wordt uitgelegd welke persoonsgegevens Flexi Staff verwerkt, waarom deze gegevens worden verwerkt en welke rechten betrokkenen hebben.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van flexistaff.nl, bijbehorende online omgevingen en de diensten van Flexi Staff op het gebied van personeelswerving, arbeidsbemiddeling, planning en personeelsinzet binnen onder meer de zorg en het onderwijs.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Flexi Staff is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Vragen over privacy of verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunnen worden ingediend via het contactformulier op flexistaff.nl.

2. Op wie is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid is onder meer van toepassing op:

• bezoekers van flexistaff.nl;
• personen die een contactformulier invullen;
• kandidaten en sollicitanten;
• medewerkers en professionals die via Flexi Staff worden ingezet;
• contactpersonen van opdrachtgevers en samenwerkingspartners;
• gebruikers van een account, portal of mobiele applicatie van Flexi Staff;
• personen die telefonisch, schriftelijk of digitaal contact opnemen met Flexi Staff.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van de relatie met Flexi Staff en de gebruikte diensten kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt.

Contactgegevens

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• woonplaats en adresgegevens, wanneer noodzakelijk;
• voorkeuren voor communicatie.

Gegevens van kandidaten en medewerkers

• geboortedatum;
• curriculum vitae;
• opleidingen, diploma’s en certificaten;
• werkervaring, vaardigheden en beschikbaarheid;
• motivatie en functievoorkeuren;
• referenties, uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat;
• gegevens over sollicitaties, gesprekken, beoordelingen en plaatsingen;
• roostergegevens, gewerkte uren en aanwezigheidsregistraties;
• informatie die noodzakelijk is om de geschiktheid voor een functie vast te stellen;
• gegevens die wettelijk noodzakelijk zijn voor een arbeidsrelatie of personeelsinzet.

Identificatiegegevens

Wanneer dit wettelijk verplicht en noodzakelijk is, kan Flexi Staff gegevens verwerken die nodig zijn om de identiteit en het recht om in Nederland te werken te controleren. Een kopie van een identiteitsdocument en het burgerservicenummer worden uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor een wettelijke verplichting bestaat, bijvoorbeeld in verband met indiensttreding of de loonadministratie. Deze gegevens worden niet zonder noodzaak tijdens een eerste algemene inschrijving gevraagd.

Financiële en administratieve gegevens

• bankrekeningnummer;
• factuurgegevens;
• gegevens over betalingen en vergoedingen;
• loon, uren en andere gegevens voor de personeelsadministratie;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor belastingverplichtingen.

Gegevens van opdrachtgevers

• bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens;
• naam en functie van contactpersonen;
• contactgegevens;
• vacatures, personeelsbehoeften en opdrachtinformatie;
• afspraken, correspondentie en contractgegevens;
• factuurgegevens en betalingsinformatie.

Technische gegevens

• IP adres;
• browsertype en apparaattype;
• besturingssysteem;
• datum, tijdstip en duur van websitebezoeken;
• bezochte pagina’s en gebruikte functies;
• inloggegevens, accountactiviteiten en beveiligingsregistraties;
• cookievoorkeuren.

Bijzondere persoonsgegevens

Flexi Staff verwerkt bijzondere persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Gegevens over gezondheid worden niet gevraagd tijdens een reguliere sollicitatie, tenzij verwerking later noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting, verzuimbegeleiding, inzetbaarheid of een andere uitdrukkelijk toegestane situatie.

Gegevens over religie, afkomst, politieke opvattingen, seksuele gerichtheid of andere bijzondere categorieën worden niet gebruikt voor selectie, tenzij verwerking in een uitzonderlijke situatie wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is.

4. Hoe worden persoonsgegevens verkregen?

Flexi Staff kan persoonsgegevens ontvangen:

• rechtstreeks van de betrokkene;
• via formulieren op flexistaff.nl;
• via een account, portal of applicatie;
• via e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen;
• via een opdrachtgever of samenwerkingspartner;
• via openbare professionele bronnen, zoals een zakelijk profiel, wanneer dit toegestaan is;
• via een wervingsplatform waarop de betrokkene gegevens beschikbaar heeft gesteld;
• via wettelijke registers of bevoegde instanties, wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is.

Wanneer gegevens van een andere partij worden ontvangen, beoordeelt Flexi Staff of deze partij de gegevens rechtmatig mag delen.

5. Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens verwerkt?

Flexi Staff kan persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het registreren en beheren van kandidaten;
• het beoordelen van ervaring, opleiding, beschikbaarheid en geschiktheid;
• het matchen van kandidaten met vacatures en opdrachtgevers;
• het voorstellen van kandidaten aan mogelijke opdrachtgevers;
• het organiseren van sollicitatiegesprekken en plaatsingen;
• het opstellen en uitvoeren van overeenkomsten;
• het beheren van roosters, planning en gewerkte uren;
• het verzorgen van administratie, facturatie en betalingen;
• het uitvoeren van wettelijke werkgeversverplichtingen;
• het controleren van vereiste diploma’s, certificaten en bevoegdheden;
• het onderhouden van zakelijke relaties;
• het verbeteren en beveiligen van de website, portal en dienstverlening;
• het voorkomen en onderzoeken van fraude, misbruik en beveiligingsincidenten;
• het behandelen van klachten en geschillen;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen en verzoeken van bevoegde autoriteiten.

6. Grondslagen voor de verwerking

Flexi Staff verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan de verwerking gebaseerd zijn op:

• toestemming van de betrokkene;
• de uitvoering van een overeenkomst;
• maatregelen die op verzoek van de betrokkene worden genomen voordat een overeenkomst wordt gesloten;
• een wettelijke verplichting;
• een gerechtvaardigd belang van Flexi Staff of een andere partij;
• in uitzonderlijke situaties, de bescherming van vitale belangen.

Gerechtvaardigde belangen kunnen onder meer bestaan uit relatiebeheer, beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitsverbetering en het op zorgvuldige wijze uitvoeren van arbeidsbemiddeling. Flexi Staff weegt daarbij het eigen belang af tegen de privacybelangen van de betrokkene.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kan de toestemming op ieder moment worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig zijn uitgevoerd.

7. Verstrekking aan opdrachtgevers

Wanneer een kandidaat in aanmerking komt voor een vacature of opdracht, kan Flexi Staff relevante gegevens delen met de betreffende opdrachtgever. Dit gebeurt uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor de bemiddeling en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Flexi Staff deelt niet meer gegevens dan noodzakelijk. Gevoelige documenten, financiële gegevens en identificatiegegevens worden niet zonder wettelijke noodzaak aan een opdrachtgever verstrekt.

8. Andere ontvangers van persoonsgegevens

Persoonsgegevens kunnen, wanneer noodzakelijk, worden gedeeld met:

• opdrachtgevers en samenwerkingspartners;
• leveranciers van hosting, software en cloudopslag;
• leveranciers van planning, urenregistratie en communicatie;
• salarisadministrateurs, accountants en financiële dienstverleners;
• juridische en professionele adviseurs;
• verzekeraars en arbodienstverleners, wanneer van toepassing;
• overheidsinstanties, toezichthouders en opsporingsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.

Met partijen die namens Flexi Staff persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten. Deze partijen mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken volgens de gemaakte afspraken en passende beveiligingseisen.

Flexi Staff verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Flexi Staff probeert persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, controleert Flexi Staff of een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen aanwezig zijn.

Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme.

10. Bewaartermijnen

Flexi Staff bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

Categorie	Uitgangspunt bewaartermijn
Contactverzoeken	Tot maximaal twee jaar na afronding van het contact, tenzij langer bewaren noodzakelijk is.
Sollicitatiegegevens zonder plaatsing	Tot vier weken na afronding van de procedure, of maximaal één jaar wanneer daarvoor toestemming is gegeven.
Kandidatenbestand	Zolang de kandidaat actief bemiddeld wil worden en de gegevens actueel en noodzakelijk zijn. Toestemming voor langer bewaren wordt periodiek opnieuw beoordeeld.
Gegevens uit een arbeidsrelatie	Volgens de toepasselijke wettelijke fiscale, arbeidsrechtelijke en administratieve bewaartermijnen.
Facturen en financiële administratie	Ten minste zeven jaar voor zover de fiscale bewaarplicht dit vereist.
Account en portalgegevens	Gedurende de looptijd van het account en daarna zolang dit noodzakelijk is voor administratie, beveiliging of geschillen.
Beveiligingsregistraties	Zo kort mogelijk, afhankelijk van het beveiligingsdoel en de ernst van een eventueel incident.

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor een lopend geschil, onderzoek, wettelijke verplichting of de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

11. Beveiliging

Flexi Staff neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, vernietiging, wijziging en onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de verwerking kunnen deze maatregelen bestaan uit:

• beveiligde verbindingen;
• toegangsbeperkingen en gebruikersrechten;
• sterke wachtwoorden en aanvullende inlogbeveiliging;
• beveiligde opslag en reservekopieën;
• logging en controle van accountactiviteiten;
• periodieke updates en beveiligingscontroles;
• geheimhoudingsafspraken;
• procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.

Hoewel Flexi Staff zorgvuldige maatregelen neemt, kan volledige veiligheid van digitale communicatie nooit absoluut worden gegarandeerd.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Flexi Staff neemt geen besluiten met aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, tenzij dit uitdrukkelijk wordt vermeld en wettelijk is toegestaan.

Digitale hulpmiddelen kunnen worden gebruikt om gegevens te ordenen of kandidaten en vacatures met elkaar te vergelijken. Een definitieve selectie of afwijzing vindt niet uitsluitend plaats op basis van een geautomatiseerd profiel wanneer dit aanzienlijke gevolgen voor de betrokkene heeft.

13. Privacyrechten

Een betrokkene kan, afhankelijk van de situatie, gebruikmaken van de volgende rechten:

• recht op informatie over de verwerking;
• recht op inzage in persoonsgegevens;
• recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht om bezwaar te maken tegen een verwerking;
• recht om toestemming in te trekken;
• recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming wanneer de AVG dit recht geeft.

Een verzoek kan via het contactformulier op flexistaff.nl worden ingediend. Om misbruik te voorkomen, mag Flexi Staff aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Daarbij worden niet meer gegevens gevraagd dan noodzakelijk.

Flexi Staff reageert in beginsel binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. De verzoeker wordt hierover tijdig geïnformeerd.

Een verzoek kan geheel of gedeeltelijk worden geweigerd wanneer de wet dit toestaat. In dat geval wordt de reden van de weigering uitgelegd.

14. Klacht indienen

Wie een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, wordt verzocht eerst contact op te nemen met Flexi Staff. Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Privacy van minderjarigen

De website en dienstverlening zijn niet bedoeld om zonder vereiste toestemming persoonsgegevens van kinderen te verzamelen. Wanneer Flexi Staff vaststelt dat gegevens van een minderjarige onrechtmatig zijn verzameld, worden passende maatregelen genomen om deze gegevens te verwijderen.

16. Externe websites

Flexistaff.nl kan verwijzingen bevatten naar websites of diensten van andere partijen. Flexi Staff is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze externe partijen. Bezoekers wordt geadviseerd het privacybeleid van de betreffende partij te lezen.

17. Wijzigingen

Flexi Staff mag dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, website of toepasselijke wetgeving verandert. De meest recente versie wordt op flexistaff.nl gepubliceerd. Bij belangrijke wijzigingen kan aanvullende informatie worden verstrekt.