Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 26 augustus 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van flexistaff.nl en op de diensten van Flexi Staff. Flexi Staff houdt zich bezig met personeelswerving, arbeidsbemiddeling en personeelsinzet binnen onder meer de zorg en het onderwijs.

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Flexi Staff: de aanbieder van de website en de diensten.
Website: flexistaff.nl en de bijbehorende digitale omgevingen.
Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die Flexi Staff verzoekt diensten te verrichten.
Kandidaat: iedere persoon die door Flexi Staff wordt geworven, geselecteerd, voorgesteld of bemiddeld.
Professional: een kandidaat of medewerker die werkzaamheden uitvoert of daarvoor beschikbaar is.
Opdracht: iedere afspraak waarbij Flexi Staff diensten verricht voor een opdrachtgever.
Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Flexi Staff en een opdrachtgever, kandidaat of andere contractspartij.
Inlener: de organisatie onder wier leiding of toezicht een professional werkzaamheden verricht, wanneer hiervan sprake is.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten, opdrachten en diensten van Flexi Staff.
Afwijkingen zijn uitsluitend geldig wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.
Voorwaarden van een opdrachtgever of andere partij zijn alleen van toepassing wanneer Flexi Staff deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
Wanneer een bepaling ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert.
Bij strijd tussen een individuele schriftelijke overeenkomst en deze algemene voorwaarden gaat de individuele overeenkomst voor.

3. Aanbiedingen en totstandkoming

Een aanbod van Flexi Staff is vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
Een overeenkomst komt tot stand nadat een aanbod schriftelijk is aanvaard, Flexi Staff de opdracht schriftelijk heeft bevestigd of Flexi Staff met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering is begonnen.
Mondelinge toezeggingen zijn pas bindend nadat deze schriftelijk door Flexi Staff zijn bevestigd.
Een offerte is geldig gedurende de daarin genoemde termijn. Wanneer geen termijn is genoemd, is de offerte dertig dagen geldig.
Kennelijke vergissingen, rekenfouten en schrijffouten binden Flexi Staff niet.

4. Dienstverlening

Flexi Staff voert de overeengekomen diensten zorgvuldig en naar professioneel inzicht uit.
De werkzaamheden kunnen bestaan uit werving, selectie, matching, bemiddeling, planning, administratie en begeleiding rondom personeelsinzet.
Flexi Staff heeft bij arbeidsbemiddeling een inspanningsverplichting. Flexi Staff garandeert niet dat een geschikte kandidaat wordt gevonden, dat een kandidaat een opdracht accepteert of dat een samenwerking gedurende een bepaalde periode voortduurt.
Flexi Staff mag bij de uitvoering van een opdracht gebruikmaken van geschikte derden.
Termijnen voor uitvoering zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een fatale termijn is overeengekomen.

5. Verplichtingen van de opdrachtgever

De opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie die noodzakelijk is voor een correcte uitvoering van de opdracht.
De opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en actualiteit van de verstrekte informatie.
De opdrachtgever informeert Flexi Staff vooraf over de functie, werkzaamheden, werktijden, locatie, arbeidsomstandigheden, vereiste kwalificaties, toepasselijke beloning en relevante risico’s.
De opdrachtgever behandelt kandidaten en professionals zorgvuldig, respectvol en zonder verboden onderscheid.
De opdrachtgever zorgt voor een veilige werkplek en voldoet aan de toepasselijke arbeidsomstandighedenwetgeving.
De opdrachtgever geeft wijzigingen in planning, werkzaamheden of omstandigheden direct door.
Extra kosten of vertraging die ontstaan door onjuiste, onvolledige of te late informatie kunnen aan de opdrachtgever worden doorberekend.

6. Kandidaten en verstrekte informatie

Flexi Staff beoordeelt kandidaten op basis van beschikbare informatie, gesprekken, documenten en de eisen van de opdracht.
Een kandidaat blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van verstrekte informatie over ervaring, diploma’s, certificaten, registraties en beschikbaarheid.
Flexi Staff mag relevante documenten en referenties controleren wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuze om een kandidaat in te zetten of aan te nemen.
De opdrachtgever controleert vóór de werkzaamheden of de kandidaat voldoet aan specifieke eisen die voor de functie of sector gelden, tenzij schriftelijk is afgesproken dat Flexi Staff een bepaalde controle uitvoert.

7. Verplichtingen van kandidaten en professionals

Een kandidaat verstrekt juiste, volledige en actuele informatie.
Veranderingen in beschikbaarheid, bevoegdheid, certificering of andere relevante omstandigheden worden direct gemeld.
Een professional houdt zich aan redelijke instructies, veiligheidsvoorschriften, professionele standaarden en regels die op de werkplek gelden.
Een professional behandelt vertrouwelijke informatie van Flexi Staff, opdrachtgevers, leerlingen, cliënten, patiënten en andere betrokkenen strikt vertrouwelijk.
Een professional verricht alleen werkzaamheden waarvoor die persoon bevoegd, bekwaam en voldoende geïnstrueerd is.
Een professional meldt verhindering of ziekte zo snel mogelijk volgens de geldende procedure.

8. Zorg en onderwijs

Wanneer werkzaamheden binnen de zorg of het onderwijs worden uitgevoerd, gelden de wettelijke, professionele en organisatorische eisen van de betreffende sector.
De opdrachtgever informeert Flexi Staff en de professional over protocollen, veiligheidsregels en functiegebonden verplichtingen.
Een professional mag geen handelingen uitvoeren waarvoor wettelijk of professioneel een bevoegdheid vereist is wanneer die bevoegdheid ontbreekt.
Partijen werken mee aan redelijke controles van diploma’s, beroepsregistraties, verklaringen en andere functievereisten.
Flexi Staff is geen zorgaanbieder of onderwijsinstelling, tenzij uit de concrete overeenkomst uitdrukkelijk anders blijkt.

9. Planning en urenregistratie

De opdrachtgever en professional controleren roosters, diensten en wijzigingen tijdig.
Gewerkte uren worden geregistreerd volgens de afgesproken methode.
De opdrachtgever controleert en accordeert urenregistraties binnen de afgesproken termijn.
Wanneer de opdrachtgever niet tijdig bezwaar maakt tegen een urenregistratie, mag Flexi Staff deze registratie als juist beschouwen, voor zover dit redelijk is en uit de overeenkomst blijkt.
Onjuistheden in de planning of urenregistratie moeten zo snel mogelijk worden gemeld.
Annulering van een dienst kan leiden tot kosten wanneer dit in de offerte, opdrachtbevestiging of afzonderlijke overeenkomst is afgesproken.

10. Rechtstreekse samenwerking met kandidaten

Een opdrachtgever mag een door Flexi Staff voorgestelde kandidaat niet buiten Flexi Staff om inschakelen wanneer daarmee gemaakte afspraken over bemiddeling of terbeschikkingstelling worden omzeild.
Wanneer een opdrachtgever een voorgestelde kandidaat rechtstreeks in dienst wil nemen of anderszins wil inschakelen, overleggen partijen vooraf over de toepasselijke afspraken en eventuele redelijke vergoeding.
Een eventuele vergoeding, termijn en berekeningswijze moeten in de offerte, opdrachtbevestiging of afzonderlijke overeenkomst zijn vastgelegd.
Deze bepaling wordt niet toegepast voor zover zij strijdig is met dwingend recht of de vrije arbeidskeuze van een kandidaat ontoelaatbaar beperkt.

11. Tarieven en kosten

De opdrachtgever betaalt de tarieven die in de offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst zijn vermeld.
Vermelde bedragen zijn exclusief omzetbelasting en andere wettelijke heffingen, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
Flexi Staff mag aantoonbare, noodzakelijke en vooraf overeengekomen kosten afzonderlijk in rekening brengen.
Flexi Staff mag tarieven aanpassen bij wijzigingen in wetgeving, cao, sociale lasten, belastingen, verzekeringen of andere kostprijsbepalende factoren, voor zover de overeenkomst en de wet dit toestaan.
Andere tariefwijzigingen worden vooraf aangekondigd.

12. Facturatie en betaling

Facturen moeten binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn worden betaald.
De opdrachtgever controleert facturen direct na ontvangst.
Bezwaren tegen een factuur worden zo snel mogelijk en gemotiveerd schriftelijk gemeld.
Een bezwaar schort de betalingsverplichting voor het onbetwiste gedeelte niet op.
Wanneer betaling uitblijft, kan Flexi Staff na een redelijke ingebrekestelling wettelijke rente en toegestane incassokosten in rekening brengen.
Flexi Staff mag de dienstverlening opschorten wanneer opeisbare facturen ondanks een betalingsherinnering niet worden voldaan.
Betalingen worden eerst toegerekend aan kosten en rente en daarna aan de oudste openstaande factuur.

13. Wijziging en annulering

Een verzoek om een opdracht te wijzigen wordt zo snel mogelijk met Flexi Staff besproken.
Flexi Staff mag extra werkzaamheden en aantoonbare extra kosten in rekening brengen wanneer een wijziging leidt tot aanvullende inzet.
Annulering moet schriftelijk worden gemeld.
Bij annulering kunnen reeds uitgevoerde werkzaamheden, gemaakte kosten en gereserveerde capaciteit in rekening worden gebracht voor zover dit is overeengekomen en redelijk is.
Specifieke annuleringsvoorwaarden uit een offerte of opdrachtbevestiging gaan voor op dit artikel.

14. Account, portal en applicatie

Een gebruiker is verantwoordelijk voor het zorgvuldig bewaren van inloggegevens.
Inloggegevens zijn persoonlijk en mogen niet zonder toestemming met anderen worden gedeeld.
Vermoedelijk misbruik, verlies van inloggegevens of onbevoegde toegang moet direct worden gemeld.
Het is niet toegestaan de digitale omgeving te gebruiken voor onrechtmatige activiteiten, beveiligingstesten zonder toestemming, verspreiding van schadelijke software of ongeautoriseerde toegang.
Flexi Staff mag een account tijdelijk blokkeren wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging, onderzoek of naleving van de overeenkomst.
Flexi Staff mag onderhoud uitvoeren waardoor een digitale omgeving tijdelijk niet beschikbaar is.

15. Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij tijdens de samenwerking ontvangen geheim.
Informatie geldt als vertrouwelijk wanneer dit is aangegeven of wanneer dit redelijkerwijs uit de aard ervan volgt.
Vertrouwelijke informatie mag uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor zij is verstrekt.
De geheimhoudingsplicht geldt niet wanneer verstrekking wettelijk verplicht is of noodzakelijk is op bevel van een bevoegde instantie.
De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst gelden.

16. Persoonsgegevens

Partijen verwerken persoonsgegevens volgens de toepasselijke privacywetgeving.
Iedere partij is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt.
Wanneer een partij persoonsgegevens namens de andere partij verwerkt, maken partijen indien vereist afzonderlijke afspraken over de verwerking.
De opdrachtgever gebruikt gegevens van kandidaten uitsluitend voor de vacature, plaatsing of samenwerking waarvoor deze zijn verstrekt.
Kandidaatgegevens mogen niet zonder geldige grondslag worden gedeeld, langer worden bewaard of voor andere vacatures worden gebruikt.
Meer informatie over de verwerking door Flexi Staff staat in het privacybeleid op flexistaff.nl.

17. Intellectuele eigendom

Alle rechten op de website, teksten, systemen, werkwijzen, documenten en andere door Flexi Staff ontwikkelde materialen blijven bij Flexi Staff of de betreffende rechthebbende.
Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mogen deze materialen niet worden gekopieerd, gepubliceerd, verkocht of voor andere doeleinden worden gebruikt.
De opdrachtgever ontvangt uitsluitend het gebruiksrecht dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
Door de opdrachtgever aangeleverde materialen blijven eigendom van de opdrachtgever of de oorspronkelijke rechthebbende.

18. Overmacht

Flexi Staff is niet verplicht een tekortkoming te vergoeden wanneer deze het gevolg is van een omstandigheid die redelijkerwijs niet aan Flexi Staff kan worden toegerekend.
Onder overmacht kunnen onder meer vallen storingen bij leveranciers, langdurige stroomuitval, uitval van communicatieverbindingen, cyberincidenten, epidemieën, overheidsmaatregelen, stakingen en plotselinge uitval van personeel.
De verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht voortduurt.
Wanneer uitvoering blijvend onmogelijk is of de overmacht onredelijk lang voortduurt, mogen partijen de overeenkomst voor het niet uitgevoerde gedeelte beëindigen.
Werkzaamheden die vóór de beëindiging correct zijn uitgevoerd, mogen worden gefactureerd.

19. Aansprakelijkheid

Flexi Staff is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming.
Flexi Staff is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gemiste omzet, gemiste besparingen, reputatieschade of verlies van gegevens, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Flexi Staff.
Flexi Staff is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste of onvolledige informatie van een opdrachtgever, kandidaat of andere partij.
Flexi Staff garandeert niet dat een kandidaat gedurende een bepaalde periode beschikbaar blijft of dat een samenwerking het gewenste resultaat oplevert.
Wanneer Flexi Staff aansprakelijk is, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat voor het betreffende onderdeel van de opdracht in rekening is gebracht, met als maximum het bedrag dat een aansprakelijkheidsverzekering voor het incident uitkeert, vermeerderd met het eigen risico.
Een beperking van aansprakelijkheid geldt niet wanneer deze volgens dwingend recht niet is toegestaan.
De benadeelde partij meldt schade zo snel mogelijk en geeft Flexi Staff een redelijke mogelijkheid om de schade te beperken of herstellen.

20. Vrijwaring

De opdrachtgever vrijwaart Flexi Staff tegen redelijke aanspraken van derden die ontstaan door onjuiste informatie, onveilige arbeidsomstandigheden, onbevoegd gebruik van kandidaatgegevens of een andere aan de opdrachtgever toerekenbare tekortkoming. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Flexi Staff.

21. Klachten

Klachten worden zo snel mogelijk na ontdekking duidelijk en volledig bij Flexi Staff gemeld.
Flexi Staff krijgt een redelijke mogelijkheid om de klacht te onderzoeken en, wanneer mogelijk, een oplossing te bieden.
Een klacht ontslaat de opdrachtgever niet van de verplichting om het onbetwiste gedeelte van een factuur te betalen.
Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

22. Duur en beëindiging

Een overeenkomst wordt aangegaan voor de afgesproken bepaalde of onbepaalde tijd.
Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn.
Een partij mag de overeenkomst beëindigen wanneer de andere partij wezenlijk tekortschiet en, indien herstel mogelijk is, de tekortkoming niet binnen een redelijke termijn herstelt.
Flexi Staff mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of opschorten bij faillissement, surseance van betaling, beëindiging van de onderneming, fraude, ernstig misbruik of een ernstige bedreiging voor veiligheid of integriteit.
Verplichtingen die naar hun aard moeten voortduren, waaronder betaling, geheimhouding, privacy en intellectuele eigendom, blijven na beëindiging gelden.

23. Wijziging van de voorwaarden

Flexi Staff mag deze algemene voorwaarden aanpassen.
Gewijzigde voorwaarden worden op flexistaff.nl gepubliceerd en gelden voor nieuwe overeenkomsten vanaf de vermelde ingangsdatum.
Bij lopende overeenkomsten worden wezenlijke wijzigingen vooraf bekendgemaakt en toegepast voor zover de wet en de overeenkomst dit toestaan.

24. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op iedere overeenkomst met Flexi Staff is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter.
Partijen proberen een geschil eerst door overleg op te lossen voordat een gerechtelijke procedure wordt gestart.

25. Contact

Vragen over deze algemene voorwaarden kunnen worden ingediend via het contactformulier op flexistaff.nl.